前の投稿 - 次の投稿 | 親投稿 - 子投稿なし | 投稿日時 2010-9-29 11:45 | 最終変更
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メールの常識・非常識

使いなれているようでも意外と知らないビジネスメールの作法。新人も上司もこっそり再確認しておこう!

こんなメールはウンザリだ!!
常識外れなメールは最悪の印象を残す。最低限のマナーでメールオンチを卒業だ。


ヘッダーの名前がヒドイ
表示名がニックネームだったり、先方の名前に敬称がなかったりする場合は変更すべし。
→アドレス帳の設定を確認して表示名を変更。


いったい何の用件かわからない
用件が不明瞭だとあとあと検索もめんどう。相手も複数のメールをやりとりしていることを踏まえ、ひと目で内容がわかる、"定例会議 会場変更の件"など具体的なものに。


本文中に用件しか書いていない
なにひとつ前置きのないメールは混乱を招きやすい。"明日の企画会議の会場は、A会議室になりました"というように前置きを入れることで、先方に伝えたいことを明確に表現できる。


超デカイ画像が添付されている
先方のメールサーバーが悲鳴を上げる重いデータを断りもなく送るのは言語道断。読み込みに時間をとられて、相手の作業に支障をきたす場合もあり、添付する際は相手の許可を得たい。


署名が作品化している
見やすく罫線で囲むなどは望ましい心づかい。ただし、ウケを狙って壮大なアスキーアートを入れたり自己宣伝を盛り込むと逆効果。英語署名の場合は必ず()で日本語をつけること。


署名は“名刺がわり”と心得よ!
署名は名刺がわり。自己紹介を兼ね、名刺と同程度の肩書き込みのプロフィールを。携帯番号など相手の信頼度によって開示情報を調整しよう。


仕事のメールでRE: RE:RE:が続いています。いったいどこまでRE:を続けたらいいの?

【答え】
RE:は、3〜4回程度でやめて、別の件名に変えよう!

件名を変えずに「RE:」で返信するのは、何についての返事なのかわかりやすいのが利点。ただし3、4回続いたら、新しく件名を変えたほうがいい。
 メールをやりとりするうちに内容が変わってきたらその時点で中心となる話題を件名にすると用件の経緯も相手に伝わりやすい。ただし件名を変えすぎると要点がぼけるので臨機応変に。


正しい件名の付け方は?

【答え】
"件名=わかりやすさ"を最優先に考えましょう。

"何を"、"いつ"、"どうするのか"というポイントを押さえましょう。"また、返信の"RE:"をつける際も+αのひと言を添えると好感度アップ。"見積りの件"→"RE:見積りの件 についてのご回答"というように、とてもていねいな印象を与えます。


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